Collecte et utilisation des données personnelles

Regroupement d’informations

Demande de contact ou d’informations

Si vous souhaitez savoir ce que Vanderlande peut faire pour vous, veuillez contacter Vanderlande (siège social) ou une filiale locale du pays où vous êtes domicilié. Vous pouvez nous contacter par téléphone ou en utilisant le formulaire de contact en ligne du ou des sites Web.

Formulaire de contact en ligne

Si vous demandez à Vanderlande de vous envoyer des informations, de vous contacter ou de prendre un rendez-vous avec vous, vous devrez fournir au moins les données personnelles suivantes dans le formulaire de contact en ligne, pour que votre demande puisse être traitée :

• société
• nom et prénom
• adresse e-mail.

En fonction de votre demande ou de vos questions, il peut également vous être demandé de fournir les informations personnelles suivantes :

• fonction
• numéro de téléphone (si vous souhaitez que Vanderlande vous appelle)

Newsletter par e-mail

Si vous souhaitez recevoir gratuitement la newsletter de Vanderlande par e-mail, vous devez au moins fournir les données personnelles suivantes :

• société
• nom et prénom
• adresse e-mail
• domaine d’intérêt.

Ces données seront utilisées pour vous envoyer la newsletter gratuite par e-mail et pour vous contacter (le cas échéant). Vous pouvez vous désinscrire de notre newsletter à tout moment et en un seul clic.

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Personnes visitant physiquement nos filiales locales

Afin de proposer un lieu de travail sécurisé, il est accordé au personnel autorisé et aux visiteurs un accès au complexe Vanderlande, qui se trouve à Veghel, et à nos filiales locales dans le monde entier.

Notre Politique sur le Contrôle de l’Accès au Campus de Veghel (VCAC), ou au moins une partie de celui-ci, sera applicable à plusieurs sites Vanderlande. Notre processus d’accueil des clients s’accompagne d’un rigoureux contrôle de l’accès améliorant l’expérience vécue par les visiteurs en tant que clients et leur permettant de se sentir en sécurité. Il aide Vanderlande à garantir la sécurité des employés et des visiteurs sur les sites Vanderlande et permet aux services publics de réagir de manière adaptée en cas d’urgence.
Il existe trois flux de données qui peuvent contenir vos données personnelles :

1. Employés & Contractants ;
2. Visiteurs/fournisseurs réguliers;
3. Invités.

La politique utilise des outils comme la Reconnaissance automatique des Plaques d’Immatriculation (ANPR), des barrières, des portillons de sécurité, des laissez-passer de la société, la surveillance de l’Espace par des Agents de Sécurité et, bien entendu, l’intégralité du processus d’enregistrement des visiteurs. Le processus de télésurveillance est décrit par des Analyses d’impact distinctes sur la Protection des Données.

ANPR  (Reconnaissance des Plaques d’Immatriculation des Véhicules) 

• L’ANPR est utilisée pour identifier nos invités.

Vidéosurveillance   

• Son but est de surveiller la barrière entourant le complexe (contrôle des accès) et le principal axe routier du campus pour assurer la protection de nos biens. Elle est censée repérer les personnes tentant de s’introduire dans notre complexe. Nos caméras de télésurveillance ne sont pas équipées d’un système de reconnaissance faciale, car une telle fonction supposerait le traitement de données biométriques, qui seraient qualifiées de données personnelles spéciales.

Barrières 

• Elles ont pour but de filtrer l’accès des voitures et motos pour ne l’accorder qu’aux personnel autorisé, visiteurs et fournisseurs.

Portillons de sécurité   

• Ils ont pour but de filtrer l’accès des piétons et des cyclistes pour ne l’accorder qu’aux personnel autorisé, visiteurs et fournisseurs.

Laissez-passer de la Société 

• Les laissez-passer accordent un accès à nos employés, contractants et apprentis.

Surveillance de l’Espace par des Agents de Sécurité  

• Elle a pour but de venir en aide aux personnes souhaitant accéder à notre complexe, mais non titulaires d’une carte de la société en cours de validité, de guider les visiteurs non autorisés vers la sortie et d’ajouter dans le système les numéros de plaques d’immatriculation des nouvelles voitures ou des voitures utilisées temporairement et n’étant pas correctement enregistrées.

Processus d’enregistrement des visiteurs  

• Il a pour but de veiller à ce que les visiteurs soient enregistrés convenablement et suffisamment en avance pour qu’un accès puisse leur être accordé pour une journée. Nous incluons également dans cette étape des services supplémentaires comme l’enregistrement des préférences alimentaires si notre invité sera convié à un déjeuner ou dîner. La nécessité pour l’entreprises de traiter ces données a pour but d’optimiser le concept de notre accueil en recueillant les noms et société de nos visiteurs afin que nous puissions connaître l’identité des visiteurs attendus (pour des raisons de sécurité) et pour leur accorder un accueil chaleureux dès leur arrivée.

Filtrage des fournisseurs

Dans certaines situations de sécurité particulièrement sensibles, Vanderlande est tenue de prendre des précautions supplémentaires pour permettre à nos fournisseurs d’accéder à certains sites clients, comme les aéroports. À cet égard, nous sommes dans l’obligation de soumettre nos fournisseurs à un contrôle. Vanderlande prend cette mesure de sécurité très au sérieux, car nous souhaitons mettre en œuvre ce processus avec le plus de justesse possible et conformément à la législation sur la confidentialité des données, comme le RGPD. Par conséquent, les thèmes présentés ci-dessous vous informent sur les étapes supplémentaires du processus de sélection.

Afin de se conformer à nos obligations légales (posées par le droit européen et les autres législations nationales), Vanderlande est tenue de soumettre les candidats à un contrôle pour savoir s’ils figurent ou non sur les listes anti-terroriste, comme la liste de l’UE en matière de terrorisme (liste des Améliorations de l’Union européenne). Comme ces mesures englobent des données particulières, Vanderlande a conclu des accords avec des partenaires externes, qui sont tous des Contrôleurs indépendants pour filtrer les personnes inscrites sur plusieurs listes internationales anti-terroristes. Les candidats qui échouent à cette vérification externe obligatoire des antécédents seront écartés pour le poste en question. Le cas échéant, nous confirmons d’emblée à un candidat qu’un contrôle fait partie du processus de sélection.

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Candidat à un poste

Diligence du processus

Vanderlande prend le processus de recrutement de candidats très au sérieux. Son but est avant tout de trouver le meilleur candidat possible qui sera à même, pour un poste vacant, de répondre aux exigences du poste avec aisance et professionnalisme. Nous souhaitons mettre en œuvre ce processus avec le plus de justesse possible et conformément à la législation sur la confidentialité des données, comme le RGPD. Par conséquent, les thèmes présentés ci-dessous vous informent sur les étapes supplémentaires du processus de sélection.

Afin de se conformer à nos obligations légales (posées par le droit européen et les autres législations nationales), Vanderlande est tenue de soumettre les candidats à un contrôle pour savoir s’ils figurent ou non sur les listes anti-terroriste, comme la liste de l’UE en matière de terrorisme (liste des Améliorations de l’Union européenne). Comme ces mesures englobent des données particulières, Vanderlande a conclu des accords avec des partenaires externes, qui sont tous des Contrôleurs indépendants pour filtrer les personnes inscrites sur plusieurs listes internationales anti-terroristes. Les candidats qui échouent à cette vérification externe obligatoire des antécédents seront écartés pour le poste en question. Le cas échéant, nous confirmons d’emblée à un candidat qu’un contrôle fait partie du processus de sélection.

Nous stockerons ces données pendant une période de conservation minimum, dont la durée maximale est de 4 semaines aux Pays-Bas et de 3 mois en Allemagne et en Angleterre.

Conservation des données du processus de recrutement

La majeure partie des pays ont mis en place des lois et des directives spécifiques sur la durée pendant laquelle les sociétés sont autorisées à stocker des données personnelles. Il en va de même pour les données personnelles des candidats. Lorsque vous postulez chez Vanderlande l’aide de votre compte personnel , vous pouvez donner votre accord pour prolonger la durée maximale de stockage. Si vous ne souhaitez pas donner votre consentement, Vanderlande stockera vos données pendant la durée par défaut du stockage stipulée par la législation du pays concerné. Le tableau ci-dessous souligne que cette durée peut varier selon la législation de chaque pays en vous indiquant la durée de conservation légale des dossiers de candidature dans trois pays avec et sans consentement. Il s’agit de la raison pour laquelle Vanderlande a accès, en matière de stockage des données, aux règlementations et tableaux dont la portée est la plus internationale.

Lorsque vous postulez à un emploi chez Vanderlande en utilisant notre site Web pour candidats, il vous sera demandé de donner votre consentement, par exemple pour le stockage des coordonnées de votre compte personnel , car nous respectons la vie privée de nos candidats. Le présent Avis de Confidentialité présente les moyens par lesquels nous utiliserons les informations que nous obtenons, lorsque vous postulez à un poste par l’intermédiaire de notre site sur les carrières et de votre compte personnel . Nous vous demandons de bien vouloir assurer la mise à jour de votre compte dédié et des données figurant sur votre profil de demande. Pendant le processus de demande, nous vous demandons également de nous donner votre consentement :

1. pour que nous puissions stocker votre compte personnel jusqu’au moment où vous nous demandez de le supprimer par un e-mail de désinscription ou en cliquant sur le bouton supprimer de votre compte. Au cas où vous n’utiliseriez pas votre compte dans les 3 prochaines années, Vanderlande supprimera automatiquement votre compte personnel.
2. pour stocker votre profil de candidat à un poste, même après la fin de la période de dépôt des candidatures, pour la durée prolongée figurant dans le tableau ci-dessous (et même si votre candidature ne débouche pas immédiatement sur une offre d’emploi).
3. pour vous offrir, par la suite, d’autres opportunités professionnelles appropriées dans une autre partie du groupe Vanderlande.

Vérification des candidats sur des listes anti-terroriste

Lorsque vous postulez via notre site Web de candidature, Vanderlande pourrait également être dans l’obligation de prendre certaines mesures de sécurité comme le filtrage. Bien entendu, en tant que société, nous ne conservons pas des informations sur les condamnations pénales. Vanderlande doit tout de même prendre des précautions adéquates et conformes aux exigences de la Commission européenne, les lois anti-terroriste locales ainsi que la réglementation contre le blanchiment d’argent. Dans certains secteurs spécifiques tels que l’industries aéronautique, les organismes qui se chevauchent, comme l’IATA, exigent de Vanderlande qu’elle soumette les candidats à des vérifications avant de parachever le processus de recrutement. Cette approche pourrait vous soumettre à un contrôle réalisé à l’aide de plusieurs listes anti-terrorist effectué par des partenaires externes qui agissent en tant que contrôleur indépendant. Nous ne serons donc pas informés sur la liste précise sur laquelle un tel candidat a été repéré. Ce mode opératoire permet à Vanderlande d’écarter un candidat et de continuer à respecter les obligations légales sans assurer le traitement de données personnelles appartenant à des catégories spéciales. Certaines des réglementations auxquelles nous nous référons sont les suivantes :

• la Lutte contre le Financement du Terrorisme menée par l’UE ;
• la Directive (UE) n°2019/1153 du 20 janvier 2019 fixant les règles facilitant l’utilisation d’informations financières et d’une autre nature aux fins de la prévention de certaines infractions pénales, de leur repérage ou des enquêtes ou poursuites dont elles font l’objet ; 
• • les lois locales correspondant à celle indiquée ci-dessous :
  la loi espagnole 10/2010 du 28 avril sur la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ;
• le Partenariat douanes/commerce américain contre le terrorisme (CTPAT). 

Nous ne collectons ces informations que si la mesure est jugée appropriée compte tenu de la nature de votre poste et du lieu où la loi nous y autorise. Cette mesure sera généralement prise là où ce traitement est nécessaire pour remplir nos obligations, mais à la condition que nous intervenions dans le respect de notre Politique sur la Protection des Données. Nous pouvons recueillir ces informations pendant le processus de recrutement ou nous informer directement lorsque vous travaillez pour nous.

Salariés

Pour en savoir plus sur les moyens par lesquels nous traitons les données personnelles vous appartenant en tant que salarié de Vanderlande, consultez la version actuelle de notre Avis de Confidentialité des RH à l’attention du Personnel.

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